Så säkerställer du effektivt fastighetsunderhåll
Genom att implementera strategier för proaktivt och regelbundet fastighetsunderhåll kan du som fastighetsägare spara tid och resurser samtidigt som du förbättrar trivseln för de boende. Många investerar dock betydande resurser utan att nå önskat resultat, ofta på grund av att underhållsåtgärder genomförs som enstaka insatser istället för en kontinuerlig och välplanerad rutin.
Hur kan du då säkerställa ett framgångsrikt fastighetsunderhåll? Här är några användbara riktlinjer:
1. Utse en ansvarig person
Genom att tillsätta en ansvarig person för fastighetsunderhållet kan du säkerställa effektiv kontroll och beslutsfattande. Den ansvariga personen kommer att ha överblick över alla aspekter av underhållet och kan prioritera uppgifter på ett optimalt sätt.
Observera att underhållssamordning skiljer sig från driftfrågor. Låt någon annan hantera driftrelaterade frågor, såsom hyresgästklagomål eller mindre ärenden, medan den ansvariga personen fokuserar på underhållsplaneringen.
2. Uppdatera underhållsplanen regelbundet
Genom att hålla underhållsplanen aktuell (minst en gång om året) kan du minska kostnaderna och vara förberedd för framtida utgifter. En uppdaterad underhållsplan underlättar samordningen av olika åtgärder och kan bidra till lägre kostnader vid upphandlingar.
Förebyggande åtgärder är betydligt mer kostnadseffektiva än reaktiva insatser. Genom att vara i förväg med upphandlingar kan du också säkra bättre priser. Se till att underhållsplanen är levande och dokumentera alla nya projekt och investeringar.
Varför ska man ha en underhållsplan?
3. Dela underhållsplanen internt
Många inom organisationen behöver tillgång till underhållsplanen för att fatta beslut. För att undvika för många involverade parter kan underhållsplanen låsas för redigering och endast vara tillgänglig för läsning för alla utom den ansvarige personen.
Genom att dela med er av planen kan ni också få värdefulla synpunkter och förbättringsförslag.
4. Besluta om och budgetera för nästa års underhåll
Var ute i god tid när du planerar nästa års budget, vanligtvis i oktober–november. Upprätta förslag på nödvändiga åtgärder och beräkna kostnaderna för dessa. Planera även hur ni kan samordna åtgärderna i projekt och när de ska genomföras.
För bästa resultat kan du planera projekt och budget för de kommande 3–5 åren redan nu, särskilt för långsiktiga projekt som stambyten och renoveringar.
5. Detaljplanera projekt och upphandlingar
Genom noggrann planering av projekten kan du säkerställa att alla uppgifter är tydligt definierade. Använd underhållsplanen som en referens för nödvändig information. Vid upphandling är det fördelaktigt att vara ute i god tid för att säkra de bästa entreprenörerna till bästa pris.
6. Genomförande – Använd byggprojektledning
Under genomförandet av projekten är det rekommenderat att ha en byggprojektledare på plats för att säkerställa korrekt utförande och tidsramar. Projektledaren ansvarar för att alla detaljer hanteras korrekt och kan svara på eventuella frågor som uppstår.
Glöm inte att dokumentera allt som sker i underhållsplanen och spara alla relevanta handlingar. Detta ger dig bättre översikt och underlättar framtida planering och kostnadsuppskattningar.
Att genomföra och underhålla en välstrukturerad underhållsplan kan verka krångligt, men det ger dig fullständig kontroll över fastigheten och sparar tid och pengar i det långa loppet. Ju mer noggrann planen är, desto smidigare blir arbetet framöver.
Vi på IKAB står till din tjänst för att hjälpa till med fastighetsunderhållet. Vi erbjuder personlig service och samarbetar med dig för att möta dina specifika behov. Utforska våra tjänster!
